1Im Gespräch
Diese Seite hier. Zu einem Zugang gehört ein persönlicher Code –
eingeben, und Sie sind im Gespräch. Kein Konto, kein Passwort,
nichts zu installieren.
Mit dem Häkchen «angemeldet bleiben» muss der Code auf dem
eigenen Gerät nie wieder eingetippt werden. Abmelden geht jederzeit oben
rechts.
2Per Mail
Zu einem Zugang gehört ausserdem eine eigene KOI-Mailadresse. Eine Mail
dorthin weiterleiten genügt – zurück kommt ein Antwortentwurf oder
eine Einschätzung, an die Absenderadresse, sonst an niemanden.
Schreiben Sie beim Weiterleiten kurz dazu, was Sie wollen – ein paar Worte
genügen: «dankend ablehnen», «Detailzahlen des Kontos
anfordern», «um zwei Wochen Aufschub bitten», «prüfen,
ob das zu unserem Vertrag passt». Ohne Anweisung schlägt KOI von sich aus
etwas vor.
Beim ersten Mal meldet sich KOI mit drei kurzen Fragen
(Verantwortung, Namen ausblenden, Mails behalten). Danach läuft es.
Nur KOI kann diese Mails sehen.
Was KOI gut kann
Vor allem eines: Ihre Arbeitslast vermindern.
- Tag und Woche ordnen, wenn vieles gleichzeitig liegt
- Mails, Angehörigenschreiben, Aushänge, Traktanden entwerfen –
Sie geben den Kern in drei Zeilen
- Protokolle und lange Unterlagen auf das Wesentliche bringen
- Ein Gespräch vorbereiten, das Ihnen bevorsteht
- Wiederkehrendes in eine Vorlage giessen
- Mitdenken bei IT und Digitalisierung, interner Kommunikation,
Führung und Belastung
Was KOI nicht macht
- Keine Entscheide an Ihrer Stelle. KOI erstellt Entscheidungsgrundlagen –
entschieden wird von Ihnen.
- Nichts geht von selbst hinaus. KOI schreibt Entwürfe, senden tun Sie.
- Keine Zahlen über Ihr Haus, die er nicht wirklich hat. Lieber sagt er,
dass er es nicht weiss.
Das Log – das Gedächtnis
KOI merkt sich, was besprochen wird: Ihre Gremien, Ihre Eigenheiten, laufende
Dossiers. Beim nächsten Mal fängt man nicht von vorn an. Das gilt für
beide Wege, Gespräch wie Mail.
Schreiben Sie Log, und Sie sehen im Klartext, was gespeichert ist –
wörtlich, ohne Zusammenfassung. Schreiben Sie vergiss alles, und es ist
gelöscht. Sofort und wirklich.
Den grössten Nutzen bringt es, wenn das Log stehen bleibt – dann muss
Ihnen niemand zweimal dieselbe Frage stellen. Löschen können Sie es
jederzeit; es ist Ihre Entscheidung, nicht unsere.
Auf dem Mailweg empfehlen wir, die Gedächtnisfunktion offen zu
lassen. Schreiben Sie in zwei Wochen zum selben Vorgang, kennt KOI den Stand und
knüpft daran an, statt bei null anzufangen.
Eine Sache vorweg – Personendaten
Keine Namen von Bewohnenden, Mitarbeitenden oder Angehörigen. Keine
Diagnosen. Sprechen Sie in Rollen und Zahlen: «eine Pflegefachperson»,
«Wohngruppe mit 12 Plätzen», «der Sohn einer Bewohnerin».
Für einen Briefentwurf braucht KOI den Namen nicht – den setzen Sie am
Schluss selbst ein.
AHV-Nummern, IBAN, Karten- und Fallnummern werden auf dem Mailweg
ohnehin automatisch entfernt, bevor irgendetwas verarbeitet wird.
KOI kann sich irren. Bei Entscheiden mit Tragweite bitte gegenprüfen. ·
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